Reschedule Task

Fitur Reschedule Task dipakai assignee untuk meminta tenggat task yang lebih lambat. Atasannya menyetujui atau menolak permintaan itu. Tenggat baru berlaku setelah disetujui, termasuk di daftar task, filter Overdue, dan reminder.

Mengajukan Reschedule

Tombol pengajuan ada di sel Due Date pada panel detail task di My Tasks.

1. Buka My Tasks, lalu klik task yang tenggatnya ingin dipindah.
2. Di sel Due Date pada panel detail, klik Request reschedule.
3. Periksa Current deadline dan Reschedules used. Reschedules used menunjukkan berapa kali tenggat task ini sudah disetujui untuk diundur, dari batas maksimal workspace. Angka ini bukan jumlah approver.
4. Periksa Will be decided by. Bagian ini menyebut siapa yang akan memutuskan.
5. Pilih tanggal dan jam di New deadline.
6. Isi Reason. Field ini wajib, paling banyak 1000 karakter.
7. Klik Send request.

Tanggal baru harus di masa depan dan lebih lambat dari tenggat sekarang. Bila tidak, form menampilkan pesan galat dan permintaan tidak terkirim.

Selama permintaan menunggu keputusan:

• Kartu task di My Tasks menampilkan label Reschedule requested.
• Tenggat lama tetap berlaku.
• Anda bisa menarik permintaan dengan tombol Withdraw di sel Due Date.

Tombol History (n) di sel yang sama membuka Reschedule history. Isinya semua permintaan untuk task itu, siapa yang memutuskan, dan kapan. Untuk task ber-SLA, dialog ini juga menampilkan tenggat asli sebelum reschedule pertama.

Siapa yang Menerima Permintaan

Daftar approver ditentukan saat permintaan dikirim. Urutannya:

1. Atasan di struktur organisasi. Struktur yang dipakai adalah Organization Structure workspace, bukan org atau lane pada desain BPMN. Atasan adalah orang di node induk terdekat yang berisi orang. Bila ada lebih dari satu, semuanya menerima. Atasan yang sudah keluar dari workspace dilewati.
2. Pengganti selama cuti. Bila atasan sedang cuti hari ini dan sudah menunjuk pengganti, pengganti ikut menerima dan boleh memutuskan.
3. Owner workspace. Bila tidak ada atasan, permintaan dikirim ke semua Owner selain Anda. Admin SOP tidak ikut. Owner yang sedang cuti diwakili penggantinya.
4. Anda satu-satunya Owner. Bila permintaan jatuh ke Owner dan Anda satu-satunya Owner, tenggat langsung berganti. Tombolnya menjadi Change deadline. Riwayat mencatat Changed directly by the Owner.

Permintaan jatuh ke Owner dalam lima keadaan:

• Anda tidak ada di struktur organisasi.
• Anda berada di puncak struktur organisasi.
• Node di atas Anda tidak berisi orang.
• Semua atasan sedang cuti tanpa pengganti.
• Server tidak bisa menghubungi struktur organisasi. Dialog menulis The organization chart could not be reached.

Dialog pengajuan menyebut alasannya bila permintaan dialihkan ke Owner atau ke pengganti. Daftar approver tidak berubah walau struktur organisasi berubah saat permintaan menunggu.

Satu jawaban sudah cukup, dan jawaban pertama yang berlaku. Approver lain yang mencoba memutuskan sesudahnya melihat pesan Already decided by diikuti nama pemutusnya.

Memutuskan sebagai Atasan

Ikon kalender di header, di kiri lonceng notifikasi, adalah kotak masuk permintaan reschedule. Ikon ini selalu tampil. Angka di atasnya adalah jumlah permintaan yang menunggu keputusan Anda.

1. Klik ikon kalender di header. Panel Reschedule requests terbuka.
2. Setiap baris menampilkan nama task, pengaju, tenggat lama dan usulan, serta alasan.
3. Baris Answer by menunjukkan batas jawab permintaan itu.
4. Klik Approve atau Reject pada baris yang ingin diputuskan.

Approve

• New deadline terisi tanggal usulan. Anda boleh menggantinya dengan tanggal lain.
• Tanggal harus di masa depan dan lebih lambat dari tenggat sekarang.
• Note (optional) boleh dikosongkan.
• Klik Approve. Tenggat task langsung berganti, dan pengaju menerima notifikasi.

Reject

• Note wajib diisi. Pengaju membaca catatan ini di notifikasinya.
• Klik Reject. Tenggat task tidak berubah.

Pengaju tidak bisa menyetujui permintaannya sendiri.

Halaman Reschedule Requests

Klik See all requests di bawah panel untuk membuka halaman Reschedule Requests.

• Tab Waiting for me berisi permintaan yang Anda terima sebagai approver.
• Tab My requests berisi permintaan yang Anda ajukan. Permintaan yang masih menunggu bisa ditarik dengan Withdraw.
• Filter Status berisi All, Waiting, Approved, Rejected, Cancelled, dan Expired. Bawaannya Waiting.

Kolom Status juga menampilkan siapa yang memutuskan, kapan, dan catatannya.

Batas Jawab dan Kedaluwarsa

Setiap permintaan punya batas jawab. Nilainya yang lebih lambat dari dua waktu ini:

• tenggat task saat diajukan;
• waktu pengajuan ditambah N hari kerja.

N diatur di tab Reschedule pada Workspace Settings, bawaannya 1. Batas jawab dihitung sekali, saat permintaan dikirim.

Hari kerja mengikuti Business Calendar yang ditandai Default Workspace. Bila workspace belum punya kalender default, hari kerja dihitung Senin sampai Jumat, 24 jam sehari, waktu Jakarta.

Contoh dengan tenggat task Jumat 17:00 dan batas jawab 1 hari kerja:

Bila tidak dijawab sampai batasnya, permintaan berstatus Expired dalam sekitar satu menit. Tenggat lama tetap berlaku. Pengaju dan semua approver menerima notifikasi. Anda boleh mengajukan lagi.

Permintaan juga dibatalkan otomatis bila task diselesaikan, di-unclaim, atau berpindah ke assignee lain. Permintaan itu hilang dari kotak masuk approver. Statusnya tampil sebagai Cancelled, dengan keterangan bahwa task sudah selesai atau berpindah.

Pengingat untuk Approver

Approver bisa meminta pengingat sebelum batas jawab habis. Pengingat mati secara bawaan.

1. Klik ikon kalender di header.
2. Klik ikon roda gigi (Reminder settings) di pojok panel. Halaman Preferences terbuka.
3. Di bagian Reschedule reminders, nyalakan Remind me.
4. Pilih Working hours before it expires, antara 1 dan 24 jam. Bawaannya 2 jam.

Pilihan tersimpan begitu diubah.

• Pengingat dikirim satu kali per approver untuk setiap permintaan.
• Sisa waktu dihitung dalam jam kerja menurut Business Calendar.
• Bila sisa waktu sudah lebih pendek dari pilihan Anda, pengingat dikirim segera.

Admin bisa mematikan Allow approvers to set reminders di Workspace Settings. Saklar Remind me lalu nonaktif dengan keterangan Your workspace has turned reschedule reminders off. Pengingat yang belum terkirim juga berhenti dikirim.

Aturan

• Hanya assignee task yang bisa mengajukan.
• Satu task hanya boleh punya satu permintaan yang menunggu.
• Satu task paling banyak disetujui 3 kali, angka bawaan yang bisa diubah di Workspace Settings. Perubahan langsung oleh Owner tunggal ikut dihitung.
• Berlaku untuk task ber-SLA dan task dengan due date dari desain BPMN. Untuk task ber-SLA, yang dipindah adalah tenggat SLA-nya.
• Task tanpa tenggat tidak menampilkan tombol Request reschedule.
• Task di Group Tasks yang belum di-claim tidak bisa diajukan. Claim task-nya lebih dulu.