Public Start Form

Menjalankan proses AlurKerja dari website mana pun, tanpa login.

Apa itu Public Start Form

Biasanya sebuah proses hanya bisa dimulai oleh user yang sudah login ke AlurKerja. Public Start Form membuka satu pintu tambahan: satu link publik yang menampilkan form start-process, bisa dibuka siapa pun tanpa akun, dan bisa ditanam (embed) di website lain lewat iframe.

Contoh pemakaian: form pengaduan di website perusahaan, form pendaftaran vendor, form permintaan demo — pengunjung mengisi, dan begitu dikirim, proses BPMN-nya langsung berjalan di AlurKerja seperti biasa.

Prasyarat

Sebelum mulai, pastikan:

1. Anda punya akses ke workspace dengan role Owner atau Admin SOP (role Member tidak bisa mengubah setting proses).
2. Sudah ada file BPMN yang start event-nya memiliki form. Kalau start event-nya kosong, link publik akan menampilkan halaman kosong tanpa field.
3. Proses tersebut sudah pernah di-Deploy minimal sekali.

Alur Singkat

Buka BPMN di Studio
        │
        ▼
Settings → pilih pool → Permission → pilih TEST / LIVE
        │
        ▼
Nyalakan  Allow Start  →  Allow Public Start
        │
        ▼
Process Access Control = All Users
        │
        ▼
Save  →  Deploy
        │
        ▼
Copy "Public Start Link"  →  bagikan / embed di website

Langkah demi Langkah

Langkah 1 — Buka proses di Studio

1. Login ke Studio, lalu pilih workspace Anda (contoh: AlurKerjaaaaa).
2. Masuk ke menu Drive di sidebar kiri.
3. Cari file BPMN-nya lewat kolom Search (contoh: ketik textarea).
4. Klik dua kali pada file untuk membukanya di modeler.

Setelah terbuka, Anda berada di modeler. Perhatikan bar tab di atas — Design · Docs · Form · XML · Token · Settings — serta tombol Save dan Deploy di kanan atas.

Langkah 2 — Pastikan start event punya form

Buka tab Form. Yang muncul pertama adalah daftar pilihan, bukan langsung form-nya — karena satu file BPMN bisa memuat beberapa start event dan beberapa user task.

Di contoh ini ada dua start event (start dan test 12), karena diagramnya berisi dua pool. Pilih start event milik proses yang akan Anda publikasikan.

Setelah dipilih, form terbuka lengkap dengan panel komponen di kiri dan PREVIEW di kanan. Isi preview inilah yang persis akan dilihat pengunjung — tidak ada field tambahan, tidak ada yang disembunyikan.

Tipe field yang didukung di form publik: teks, textarea, angka, email, password, add-on, rich text, tanggal, waktu, dropdown, multiselect, remote multiple select, radio, switch, toggle, dan file upload.

Langkah 3 — Buka Settings → Permission

1. Klik tab Settings di bar atas modeler.
2. Kalau diagram Anda berisi lebih dari satu pool (collaboration), akan muncul deretan tab nama pool di bagian atas — di contoh ini PT ABC dan pt abcd. Pilih dulu pool yang benar. Setting permission bersifat per-proses, bukan per-file. Salah pool = Anda membuka proses yang salah.
3. Klik sub-tab Permission.

Langkah 4 — Pilih environment: TEST atau LIVE

Di bawah sub-tab Permission ada pilihan TEST dan LIVE, dengan keterangan "Configure permissions for the TEST environment. TEST and LIVE are saved independently."

Gunakan TEST untuk uji coba, lalu ulangi langkah yang sama di LIVE saat siap dipakai publik.

Langkah 5 — Nyalakan kedua toggle

Urutannya penting:

Keduanya wajib menyala agar form publik tampil. Kalau salah satu mati, pengunjung mendapat 403.

Perilaku yang perlu diketahui:

• Selama Allow Start mati, toggle Allow Public Start terkunci (redup dan tidak bisa diklik), dengan keterangan "Turn on 'Allow Start' first — a process that nobody can start cannot be started publicly either".
• Mematikan Allow Start akan otomatis mematikan Allow Public Start. Ini disengaja: kombinasi "publik menyala tapi start mati" hanya akan menyesatkan — di Studio terbaca terbuka, padahal form-nya menjawab 403.
• Menyalakan kembali Allow Start tidak otomatis menyalakan Public Start. Anda harus menyalakannya lagi secara sadar.

Langkah 6 — Set Process Access Control ke "All Users"

Gulir ke bawah. Di sana ada kotak Public Start Link dan pilihan Process Access Control.

Langkah 7 — Save, lalu Deploy

Klik Save, lalu klik Deploy di pojok kanan atas.

Langkah 8 — Salin Public Start Link

Setelah kedua toggle menyala, kotak Public Start Link berisi URL siap pakai beserta tombol Copy:

https://onprem.merapi.alurkerja.com/api/v1/probis/public/nita/textarea-NbFmg/startprocess?environment=TEST

Pola umumnya:

{host}/api/v1/probis/public/{tenant_slug}/{process_id}/startprocess?environment={TEST|LIVE}

• tenant_slug — slug workspace. Perhatikan: nama tampilan dan slug bisa berbeda. Workspace bernama AlurKerjaaaaa ber-slug nita.
• process_id — id proses, contoh textarea-NbFmg
• environment — TEST atau LIVE. Kalau parameter ini tidak ditulis, yang dipakai adalah LIVE.

Selalu pakai tombol Copy, jangan mengetik ulang URL-nya.

Langkah 9 — Buka dan periksa hasilnya

Buka link tersebut di tab baru. Form akan tampil ber-styling rapi, sama seperti form di dalam Studio:

Gulir sampai ujung — tombol Start Process (hitam, bulat, berikon play) harus terlihat jelas tanpa perlu di-hover:

Memasang Form di Website (Embed)

Tempelkan potongan berikut di halaman mana pun:

<iframe
  src="https://onprem.merapi.alurkerja.com/api/v1/probis/public/nita/textarea-NbFmg/startprocess"
  style="width:100%; border:0"
  height="600">
</iframe>

Catatan:

• Halaman form mengirimkan tinggi kontennya ke halaman induk lewat postMessage, sehingga iframe bisa menyesuaikan tinggi secara otomatis kalau website Anda mendukungnya.
• Tidak ada API key, tidak ada login, dan tidak ada konfigurasi domain — cukup URL-nya.
• Untuk versi uji coba, tambahkan ?environment=TEST di akhir URL.

Aturan Sekali Pakai

Setiap kali halaman form dibuka, sistem menerbitkan satu form token sekali pakai. Konsekuensinya untuk pengguna:

Memeriksa Instance yang Masuk

Setelah pengunjung submit:

1. Buka menu Process di sidebar Studio (atau Tasklist).
2. Cari instance baru dari proses tersebut.
3. Buka instance-nya dan cocokkan isian form — periksa beberapa field, jangan hanya satu.

Instance dari form publik masuk ke daftar proses yang sama seperti proses yang dimulai user internal. Perhatikan environment-nya: instance dari link ?environment=TEST muncul di TEST, bukan LIVE.

Troubleshooting

Batasan yang Sudah Diketahui

Hal-hal berikut sudah diketahui dan tidak perlu dilaporkan sebagai bug:

1. Proses dengan Access Control = Restricted — form tetap tampil, tetapi submit-nya pasti gagal 403. Pengunjung bisa mengisi form sampai selesai lalu ditolak. Untuk sekarang, gunakan All Users untuk semua proses yang dipublikasikan.
2. Upload file di form publik belum diverifikasi penuh. Field-nya tampil dan bisa dipakai, tapi perilakunya belum diuji menyeluruh.
3. Belum ada rate limit. Aturan token sekali pakai mencegah pengiriman berulang dari satu halaman, tetapi tidak membatasi laju secara umum. Jangan pasang link publik untuk proses yang sangat sensitif terhadap volume tanpa berkoordinasi dulu dengan tim dev.

Ringkasan Checklist

Sebelum membagikan link publik, pastikan semua tercentang:

• Start event proses sudah punya form, dan field-nya sudah benar
• Pool yang benar sudah dipilih (kalau diagram berisi lebih dari satu pool)
• Environment yang benar sudah dipilih (TEST atau LIVE)
• Allow Start = ON
• Allow Public Start = ON
• Process Access Control = All Users
• Sudah klik Save
• Sudah klik Deploy
• Link sudah dibuka di tab baru dan form tampil dengan rapi
• Sudah dicoba submit sekali, dan instance-nya muncul di daftar proses