Sync from Odoo

Gambaran Umum

Struktur organisasi dari Odoo dibuat dan diperbarui lewat dua fitur di Organization Structure:

1. Import from Odoo membuat organisasi baru dari satu company Odoo.
2. Sync from Odoo memperbarui organisasi hasil Import itu dengan data Odoo terbaru.

Keduanya membaca karyawan Odoo beserta Manager dan Job Title-nya, lalu menyusun kursi jabatan:

• Satu node adalah satu kursi jabatan. Orang dengan Job Title sama di bawah kursi atasan yang sama berbagi satu kursi.
• Nama kursi diambil dari Job Title karyawan. Bila kosong, dari Job Position. Bila keduanya kosong, kursi bernama "No job title".
• Garis lapor di bagan mengikuti Manager di Odoo. Atasan seseorang adalah anggota kursi di atasnya.
• Departemen Odoo tidak menjadi node. Departemen tampil sebagai label kecil di kursi.
• Setiap karyawan menjadi anggota kursinya. Karyawan dicocokkan dengan akun AlurKerja lewat email kerja di Odoo.

Satu organisasi hanya punya satu mode:

Syarat

• Ada koneksi Odoo di Integration › Odoo. Lihat Odoo Integrations.
• User Odoo pada koneksi itu bisa membaca departemen (hr.department) dan karyawan (hr.employee). Modul Employees harus terpasang di Odoo.
• Manager dan Job Title (atau Job Position) karyawan sudah diisi di Odoo. Karyawan tanpa Manager di company yang sama dianggap tidak punya atasan.
• Anda login sebagai Admin SOP atau Owner. Peran lain tidak melihat pilihan Import from Odoo maupun tombol Sync from Odoo.

Import from Odoo

Hasil Import:

• Organisasi baru dengan nama dari kolom Organization name.
• Satu node akar bernama company Odoo. Kursi teratas diletakkan di bawahnya.
• Organisasi lain tidak berubah.
• Bila ini organisasi pertama di workspace, tipenya My Organization.

Organisasi, node akar, dan seluruh kursinya ditulis dalam satu transaksi. Bila satu bagian gagal, organisasinya juga tidak dibuat.

Sync from Odoo

Tombol Sync from Odoo hanya ada di halaman struktur organisasi hasil Import from Odoo. Di sebelahnya tertulis kapan sync terakhir berjalan (Synced from Odoo · tanggal), atau Not synced yet. Daftar organisasi juga menampilkan keterangan Synced from Odoo · tanggal.

Organisasi yang dibuat dengan Blank organization tidak punya tombol ini. Sync lewat API ke organisasi itu juga ditolak dengan pesan "Only an organization created by Import from Odoo can sync. Create a new organization with Import from Odoo."

Sync ulang memperbarui node yang sudah ada. Kursi yang masih ada di Odoo tetap memakai node yang sama. Kursi baru ditambahkan. Kursi yang hilang ditandai Not in Odoo.

Langkah Dialog

Import from Odoo dan Sync from Odoo memakai empat langkah yang sama: Connection → Fetch → Review → Apply. Connection, Fetch, dan Review hanya membaca. Footer dialog selalu mengingatkan: "Nothing is changed until you apply."

Isi Review

Titik Mulai

Pada Import, pilih bagian Odoo yang diambil lewat Start from:

• Whole company: semua karyawan aktif company itu. Karyawan tanpa Manager menjadi kursi teratas.
• Satu orang: orang itu dan semua yang melapor kepadanya, langsung maupun lewat atasannya. Daftar hanya memuat orang yang punya bawahan, dengan format "Nama · Job Title".

Setelah memilih orang, muncul centang Leave [nama]'s position out and start below it. Bila dicentang, kursi orang itu tidak dibuat. Kursi bawahan langsungnya diletakkan tepat di bawah node akar.

Mengganti pilihan menjalankan Review ulang, jadi pohon dan ringkasannya ikut berubah.

Bila orang puncak sudah tidak aktif di Odoo, Review memberi peringatan dan Apply dikunci: "The start person (Odoo employee id …) is not an active employee of this Odoo company. Nothing can be applied until they are active again in Odoo."

Tab Positions

Satu baris per kursi, berbentuk pohon. Baris paling atas adalah node akar, dengan keterangan "new top node, created on Apply" pada Import, atau "existing node in AlurKerja" pada sync. Label departemen tampil di samping nama kursi.

Di kanan atas ada pilihan tampilan List dan Tree. List adalah bawaan. Tree menggambar rencana yang sama sebagai bagan baca-saja: tanda status, label departemen, dan jumlah orang per kursi. Kursi Not in Odoo berwarna kuning. Klik Fit to view untuk memuat seluruh pohon. Scroll untuk zoom, geser untuk berpindah.

Sebuah kursi dikenali dari rangkaian Job Title dari puncak sampai kursi itu. Mengganti Job Title seseorang, atau Job Title atasan di jalur itu, membuat kursi baru. Kursi lama menjadi Not in Odoo.

Tab Employees

Satu baris per karyawan yang cocok dengan akun AlurKerja. Tandanya Added (masuk kursi), Moved (pindah kursi), Removed (sudah tidak di kursi itu), atau No change.

Bagian Manual nodes under Odoo positions dan Manual members not in Odoo hanya muncul bila ada node atau anggota yang ditambahkan manual sebelum organisasi Odoo dikunci. Pada bagian anggota, centang baris untuk mengeluarkan anggota itu saat Apply. Barisnya ditandai Will be removed.

Tab Skipped

Karyawan Odoo yang tidak dimasukkan ke struktur, beserta alasannya:

Karyawan tanpa akun AlurKerja punya centang Invite. Centang satu per satu, atau pakai Invite all. Setelah Apply, mereka menerima undangan email sebagai Member. Mereka masuk ke kursinya pada sync berikutnya, setelah undangan diterima.

Organisasi Hasil Import

Yang Dikunci

Organisasi hasil Import from Odoo hanya berubah lewat Odoo. Di halaman strukturnya:

• Di bawah judul tertulis "This organization is imported from Odoo. Change it in Odoo, then Sync from Odoo."
• Bagan tidak menampilkan tombol Add Child, Add Left Sibling, Add Right Sibling, Add Top Node, dan Edit. Node akar ikut terkunci.
• Ikon hapus hanya muncul di node Not in Odoo yang di bawahnya tidak ada node yang masih di Odoo. Ini satu-satunya cara membersihkan sisa sync.
• Panel Details tidak menampilkan kolom cari anggota dan ikon hapus anggota.

Kunci ini dijaga server, bukan hanya Studio. Perubahan node atau anggota dari Company Profile maupun API ditolak dengan pesan "This organization is imported from Odoo. Change it in Odoo, then sync again." Kunci mengikuti data, bukan flag. Organisasi tetap terkunci walau fitur dimatikan lagi.

Nama dan deskripsi organisasi tetap bisa diubah dari daftar organisasi.

Tanda di Bagan

Saat fitur aktif, setiap node diberi tanda sumber:

Label departemen tampil di tepi kiri bawah kursi. Arahkan kursor ke label untuk melihat nama departemen lengkapnya.

Panel Details

Saat fitur aktif, panel Details kursi Odoo menampilkan "Synced from Odoo · tanggal. Name and parent are managed in Odoo." Node Not in Odoo menampilkan "This department is no longer in Odoo. The node stays so existing references keep working."

Anggota yang ditambahkan sync diberi tanda Odoo. Untuk memindahkan seseorang, ubah datanya di Odoo, lalu sync lagi.

Atasan

Kursi hasil sync dipakai saat mencari atasan seseorang, misalnya untuk delegasi Out of Office. Atasan adalah anggota kursi di atasnya. Periksa Manager di Odoo sebelum Apply, karena hasilnya langsung mengubah siapa atasan siapa.

Organisasi Lama

Organisasi yang di-sync dengan versi sebelumnya diperlakukan seperti berikut.

Organisasi manual yang pernah di-sync. Organisasi ini terbaca sebagai organisasi manual. Tombol Sync from Odoo tidak muncul lagi. Node dan anggota Odoo di dalamnya tetap terkunci per node:

• Nama node Odoo: kolom Role di form Edit hanya-baca, dengan keterangan "Synced from Odoo. Change the name in Odoo, then sync again." Deskripsi tetap bisa diubah.
• Hapus node: node Odoo tidak bisa dihapus. Node manual yang di bawahnya ada node Odoo juga tidak bisa dihapus. Ikon hapusnya abu-abu.
• Pindah node: node Odoo tidak bisa dipindah ke induk lain atau organisasi lain.
• Anggota Odoo: ikon hapusnya disembunyikan.

Untuk mendapatkan data Odoo terbaru, buat organisasi baru dengan Import from Odoo.

Organisasi hasil Import yang di-sync per departemen. Sync versi lama membuat satu node per departemen. Review organisasi seperti ini menampilkan peringatan "This organization was synced by department. Syncs now build positions from each Odoo employee's manager and job title, and departments only label them. Import it again from Odoo to get the positions. This organization stays as it is." Apply dikunci. Import ulang dari Odoo untuk mendapatkan kursi jabatan.

Node dari sync per departemen tidak dipakai saat mencari atasan.

Hal yang Wajib Diperhatikan

• Node tidak pernah dihapus oleh sync. Kursi yang hilang dari Odoo menjadi Not in Odoo, supaya rujukan yang sudah ada tetap berjalan. Hapus sendiri bila sudah tidak dipakai.
• Mengganti Job Title membuat kursi baru. Kursi lama menjadi Not in Odoo.
• Atasan ikut berubah. Kursi hasil sync dipakai untuk mencari atasan.
• Odoo berubah setelah Review. Apply ditolak dengan pesan "Odoo data changed after the review. Review the sync again before applying." Klik Review again.
• Sync bersamaan. Bila admin lain sedang menjalankan sync untuk organisasi yang sama, muncul "Another sync is already running for this organization. Try again in a moment."

Feature Flag

Fitur ini bawaannya mati di ketiga sisi. Ketiganya harus dinyalakan dengan nilai yang sama.

integration-service juga butuh dua variabel berikut. Tanpa keduanya, sync selalu gagal.

Jalankan migrasi company-profile-service 20261013174045, 20261013174046, 20261016102301, 20261016190012, dan 20261019210258 sebelum memasang versi barunya dan menyalakan flag. Studio membaca flag-nya dari conf.js saat runtime, jadi tidak perlu build ulang.