Scheduled Export

Scheduled Export mengirimkan isi sebuah Dashboard ke daftar alamat email secara otomatis dan berulang — harian, mingguan, atau bulanan — dalam format PDF atau Excel. Penerimanya tidak perlu membuka Alurkerja dan tidak perlu punya akun.

Jadwal disimpan menyatu dengan dashboard-nya. Tidak ada halaman "Schedules" tersendiri, dan menyimpan jadwal berarti menyimpan dashboard.

Prasyarat

1. Dashboard sudah dibuat dan tersimpan. Jadwal diatur dari layar edit dashboard, bukan saat membuat dashboard baru.
2. Dashboard sebaiknya sudah punya widget. Dashboard kosong tetap menghasilkan file, tetapi isinya hanya keterangan bahwa dashboard belum punya widget.
3. Daftar alamat email penerima. Alamat yang salah ketik ditolak saat disimpan.

Membuka Form Jadwal

1. Dari sidebar Studio, buka grup DESIGN → Analytics → Dashboard.

2. Pada baris dashboard yang dituju, klik ikon pensil di kolom Actions. Ikon mata di sebelahnya hanya membuka pratinjau dan tidak bisa dipakai mengatur jadwal.

   

3. Di header layar edit, klik ikon gerigi (Settings) di sebelah kiri tombol Update Dashboard.

   

4. Dialog Settings terbuka. Bagian Scheduled Export ada di bawah Publish to Dashboard dan Is Template? — gulir isi dialognya kalau belum terlihat.

   

Isian jadwal baru muncul setelah toggle dinyalakan. Selama toggle mati, bagian ini memang hanya berisi satu baris keterangan — itu keadaan normal, bukan form yang gagal dimuat.

Mengisi Jadwal

Nyalakan toggle di bawah tulisan "Automatically email this dashboard to a list of recipients on a schedule", lalu isi seluruh field bertanda *.

Mengisi Recipients

Ketik alamat pada kolom berplaceholder name@company.com, then Enter, lalu tekan Enter. Alamat berubah menjadi chip di bawah kolom.

• Alamat yang tidak valid ditandai chip merah disertai pesan "<alamat>" is not a valid email address, dan penyimpanan ditahan sampai diperbaiki.
• Klik tanda × pada chip untuk menghapus penerima.
• Selama belum ada satu pun penerima, kolomnya berketerangan "Add at least one recipient".

Membaca Schedule summary

Kotak Schedule summary di bawah daftar penerima adalah ringkasan jadwal yang akan tersimpan. Biasakan membacanya sebelum menyimpan — di sanalah salah pilih hari atau salah baca jam paling cepat ketahuan.

Menyimpan

Tutup dialog Settings, lalu klik Update Dashboard di header. Setelah tersimpan, Anda dikembalikan ke daftar Dashboard dan kolom Updated At dashboard tersebut ikut berubah.

Kalau ada isian jadwal yang bermasalah, penyimpanan dibatalkan dan dialog Settings terbuka kembali sendiri dengan peringatan merah "Fix the export schedule below before saving. The dashboard was not saved." Ini disengaja: tombol Update Dashboard ada di header, jauh dari form jadwal, jadi tanpa itu penolakan terbaca seperti tombol yang tidak bereaksi.

Kapan Report Pertama Terkirim

Perhitungan jadwal berikutnya

Waktu kirim berikutnya dihitung saat jadwal disimpan: waktu pertama sesudah "sekarang" yang cocok dengan setelan jadwal, dibaca sebagai jam dinding di timezone yang dipilih.

Jadwal tidak pernah berjalan mundur: jam yang sudah lewat hari ini dilewati ke periode berikutnya.

Toleransi waktu kirim

Email tidak dikirim tepat pada detik yang dijadwalkan. Sistem memeriksa jadwal yang jatuh tempo setiap ±1 menit, lalu worker mengambil pekerjaan dari antrean dengan interval yang sama. Untuk dashboard normal, email biasanya sampai beberapa menit setelah jam yang diatur. Itu normal, bukan kegagalan.

Kalau server sempat mati beberapa jam, jadwal yang terlewat tidak dikirim menyusul satu per satu. Yang terjadi: satu kiriman untuk saat itu, lalu jadwal lanjut ke periode berikutnya. Tidak ada banjir email susulan.

Tanggal 29–31 di bulan pendek

Jadwal bulanan tanggal 29, 30, atau 31 tetap jalan di bulan yang tidak punya tanggal itu — dikirim pada hari terakhir bulan tersebut (28/29 Februari, 30 April, dan seterusnya). Begitu tanggal 29–31 dipilih, catatan ini muncul di dalam kotak Schedule summary, di bawah jumlah penerima.

Periode data yang ikut di dalam file

Isi file adalah periode yang sedang berjalan pada saat jadwal jalan, bukan periode sebelumnya.

Batas periode ini juga dipakai mengisi parameter tanggal pada question yang punya filter periode. Question tanpa filter periode tetap menampilkan data sesuai default-nya sendiri — sama seperti yang tampil di dashboard.

Mengubah dan Menonaktifkan Jadwal

Mengubah

Buka kembali layar edit dashboard → Settings → ubah field yang diinginkan → Update Dashboard. Jadwal yang tersimpan otomatis terisi kembali di form saat dialog dibuka.

Setiap penyimpanan menghitung ulang waktu kirim berikutnya dari saat disimpan. Contoh: jadwal harian 08:00 yang diubah menjadi 09:00 pada pukul 10:00 akan berjalan besok pukul 09:00.

Menonaktifkan

Matikan toggle pada bagian Scheduled Export, lalu Update Dashboard.

• Selama mati, jadwal tidak akan pernah dijalankan.
• Saat dinyalakan kembali dan disimpan, waktu kirim berikutnya dihitung ulang dari saat itu — tidak ada kiriman susulan untuk periode yang terlewat.

Menghapus dashboard

Menghapus dashboard otomatis mematikan jadwalnya pada pemeriksaan berikutnya; sistem tidak akan mencoba mengirim laporan dari dashboard yang sudah tidak ada. Riwayat eksekusi jadwal itu sengaja tetap disimpan.

Email yang Diterima Penerima

Subjeknya Laporan <Nama Dashboard> - <Periode>, misalnya Laporan Sales Harian - 2026-W35.

Isinya memuat nama dashboard, periode, format dan ukuran file, waktu pembuatan, tombol Unduh laporan, serta tautan versi teks di bawahnya untuk mail client yang tidak merender tombol.

Yang sering ditanyakan:

• File tidak dilampirkan. Yang dikirim hanya tautan — lampiran akan tertahan batas ukuran mail server dan hidup selamanya di inbox, sementara tautan bisa kedaluwarsa.
• Penerima tidak perlu punya akun Alurkerja. Tautan itu sendiri yang menjadi kredensialnya.
• Semua penerima menerima email dan file yang sama persis.
• Email dikirim otomatis dan tidak bisa dibalas.

Secure download link

• Klik Unduh laporan, atau salin tautan teks ke browser — file langsung terunduh.
• Masa berlaku 72 jam sejak email dikirim. Waktu kedaluwarsanya tercetak persis di dalam email. Admin dapat mengubahnya lewat SCHEDULED_EXPORT_LINK_TTL, dengan batas atas 30 hari.
• Tautan hanya berlaku untuk satu laporan itu, tidak bisa dipakai mengambil file lain, dan tidak bisa ditebak atau dimodifikasi.
• Tautan boleh diteruskan, dan siapa pun yang menerimanya bisa mengunduh selama masa berlaku belum habis. Perlakukan sebagai dokumen rahasia.
• Lewat masa berlaku, halaman menolak dengan "Tautan unduhan sudah kedaluwarsa". Tautan yang terpotong saat disalin menghasilkan "Tautan unduhan tidak valid".
• Tidak ada cara memperpanjang tautan. Yang tersedia: menunggu kiriman berikutnya, atau membuka dashboard-nya langsung di Alurkerja.

Isi File dan Batasannya

Setiap widget dirender berurutan sesuai susunannya di dashboard, memakai rentang periode pada Periode data. Nama file mengikuti pola <nama-dashboard>_<periode>_<timestamp>.<pdf|xls>, misalnya sales-harian_2026-08-24_20260824T010000Z.pdf.

Batas berikut berlaku supaya dashboard besar tidak menggantung proses:

Apa pun yang terpotong dinyatakan di dalam file itu sendiri, jadi laporan yang dipangkas tidak pernah terlihat seperti laporan utuh. Widget yang gagal diambil datanya mencetak keterangan penyebabnya di tempatnya dan tidak menggagalkan seluruh laporan.

Pada format Excel, angka disimpan sebagai angka — bukan teks — sehingga tetap bisa dijumlahkan dan dibuat grafik.

Troubleshooting

Yang perlu dicek admin

Belum ada halaman riwayat pengiriman di UI. Status dan penyebab kegagalan tersimpan di database report-service:

Batasan yang Diketahui

Hal-hal berikut belum tersedia. Disebutkan supaya tidak dicari-cari di layar.

1. Satu jadwal per dashboard. Untuk dua frekuensi atau dua daftar penerima yang berbeda, duplikasi dashboard-nya.
2. Jadwal hanya bisa diatur dari layar edit, tidak saat membuat dashboard baru.
3. Hanya tiga timezone Indonesia (WIB/WITA/WIT) yang bisa dipilih dari UI.
4. Periode selalu periode berjalan, tidak ada opsi "periode sebelumnya".
5. Tidak ada riwayat pengiriman di UI, dan tidak ada tombol "kirim sekarang" untuk mengetes jadwal tanpa menunggu.
6. Tautan tidak bisa dicabut sebelum masa berlakunya habis.

Fase 1 vs Fase 2

Fitur ini dikerjakan dua tahap: Fase 1 menghasilkan file dummy berisi placeholder untuk memvalidasi jalur jadwal → antrean → email, Fase 2 menggantinya dengan data dashboard sungguhan.

Halaman ini menjelaskan perilaku Fase 2. Kalau di sebuah environment file yang diterima berisi teks placeholder alih-alih tabel data, environment itu masih menjalankan image lama Fase 1 — yang perlu dilakukan adalah memperbarui image, bukan mengubah jadwal.