Invite People

Undang anggota secara langsung (Invite People)

Berikut adalah prosedur terperinci untuk mengirimkan undangan kepada anggota tim baru.

Akses Menu Tim Pada menu navigasi utama, klik menu Team untuk menampilkan opsi terkait manajemen tim.
Pilih Opsi Invite People Dari menu dropdown yang muncul, klik pada opsi Invite People.
Mulai Undangan Baru Anda akan diarahkan ke halaman Invitation List, yang menampilkan riwayat undangan yang pernah dikirim. Klik tombol + New Invitation untuk membuka formulir undangan.
Lengkapi Formulir Undangan Isi informasi yang diperlukan pada formulir yang ditampilkan. Perhatikan detail dan aturan untuk setiap kolom.
- Email: Masukkan alamat email lengkap dari pengguna yang ingin Anda undang.
  - Aturan: Alamat email harus dalam format yang valid (contoh: nama@domain.com). Sistem akan memvalidasi apakah email ini sudah terdaftar sebagai anggota tim.
- Role: Pilih peran (role) yang akan diberikan kepada pengguna tersebut dari menu dropdown. Peran ini menentukan tingkat akses dan kewenangan pengguna di dalam sistem. Berikut adalah penjelasan untuk setiap peran yang tersedia:

Peran (Role)	Deskripsi
Owner	Memiliki hak akses penuh dan tertinggi. Dapat mengelola tim,
Member	Hak akses standar. Dapat berkolaborasi dalam proyek dan tugas sesuai izin yang diberikan oleh Owner atau Admin.
Admin Sop	Peran administratif khusus yang berfokus pada pengelolaan Standard Operating Procedures (SOP) dan dokumentasi terkait.

Kirim Undangan Pilih salah satu dari tiga aksi berikut untuk menyelesaikan proses:
- Create: Mengirim undangan ke pengguna yang dituju. Pengguna yang telah diundangan akan melihat undangan pada menu Invitations dan juga email pengguna.
- Create & Create another: Mengirim undangan saat ini dan secara otomatis membersihkan formulir agar Anda bisa langsung membuat undangan baru. Opsi ini efisien untuk mengundang beberapa orang sekaligus.
- Cancel: Membatalkan proses pembuatan undangan. Tidak ada undangan yang akan dikirim dan Anda akan kembali ke halaman sebelumnya.

Proses Setelah Undangan Terkirim

Notifikasi Email: Pengguna yang diundang akan menerima email notifikasi dari Alurkerja. Email ini berisi informasi mengenai siapa yang mengundang dan sebuah tombol/tautan untuk menerima undangan tersebut.
Pemantauan di Invitation List: Semua undangan yang berhasil dikirim akan tampil pada halaman Invitation List. Undangan baru akan memiliki status Pending, yang menandakan bahwa email telah terkirim namun belum direspons oleh penerima.
Penerimaan Undangan: Pengguna harus mengklik tautan di dalam email untuk menerima undangan. Jika mereka belum memiliki akun Alurkerja, mereka akan diarahkan untuk menyelesaikan proses pendaftaran singkat. Jika sudah memiliki akun, mereka hanya perlu login untuk bergabung dengan tim Anda.

Undangan anggota dengan link (Invite Links)

Berikut adalah prosedur untuk membuat tautan undangan (invitation link).

Akses Menu Tim Pada menu navigasi utama, klik menu Team untuk menampilkan opsi terkait manajemen tim.
Pilih Opsi Invitation Links Dari menu dropdown yang muncul, klik pada opsi Invitation Links.
Mulai Pembuatan Tautan Baru Anda akan diarahkan ke halaman Invitation Links List, yang menampilkan semua tautan yang pernah dibuat. Klik tombol + Create Invitation Link untuk membuka formulir.
Lengkapi Formulir Isi informasi yang diperlukan pada formulir "Create Invitation Link".
- Invitation Link: Kolom ini bersifat read-only. Sistem akan secara otomatis menghasilkan tautan unik setelah Anda menyimpannya.
- Active Status: Gunakan toggle switch ini untuk mengontrol status tautan.
  - Aktif (default): Tautan dapat digunakan oleh siapa saja untuk bergabung.
  - Nonaktif: Tautan tidak dapat digunakan lagi. Ini berguna untuk membatasi jumlah anggota baru atau menghentikan penggunaan tautan setelah periode tertentu.
- Role: Pilih peran default yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang bergabung melalui tautan ini. Berikut adalah penjelasan untuk setiap peran yang tersedia:

Peran (Role)	Deskripsi
Owner	Memiliki hak akses penuh dan tertinggi. Dapat mengelola tim,
Member	Hak akses standar. Dapat berkolaborasi dalam proyek dan tugas sesuai izin yang diberikan oleh Owner atau Admin.
Admin Sop	Peran administratif khusus yang berfokus pada pengelolaan Standard Operating Procedures (SOP) dan dokumentasi terkait.

Simpan Tautan Undangan

Pilih salah satu dari tiga aksi berikut untuk menyelesaikan proses:
- Create: Membuat tautan undangan dan membawa Anda kembali ke halaman daftar tautan.
- Create & Create another: Membuat tautan undangan saat ini dan langsung membuka formulir kosong untuk membuat tautan berikutnya.
- Cancel: Membatalkan proses dan kembali ke halaman sebelumnya tanpa menyimpan.

Proses Setelah Tautan Dibuat

Tampil di Daftar: Tautan yang baru dibuat akan muncul di halaman Invitation Links List. Dari sini, Anda dapat menyalin, mengedit, atau menonaktifkan tautan tersebut.
Membagikan Tautan: Salin tautan yang telah dibuat dan bagikan kepada orang-orang yang ingin Anda undang. Mereka dapat langsung bergabung dengan tim Anda hanya dengan mengklik tautan tersebut dan menyelesaikan proses pendaftaran singkat.
Manajemen Tautan: Anda memiliki kontrol penuh untuk menonaktifkan tautan kapan saja melalui toggle Active Status pada halaman daftar atau halaman edit.

Mengalami Kendala?

Jika Anda mengalami kendala selama proses Invite People dan Invitation Links, silakan kunjungi halaman FAQ kami untuk menemukan solusi atas masalah umum.